Visselblåsarpolicy
Visselblåsarpolicy
Bakgrund
Umia strävar efter att ha ett öppet företagsklimat, hög affärsetik och välmående medarbetare. Våra medarbetare, kunder och leverantörer är våra viktigaste källor till insikt om eventuella brister som måste rättas till.
Då Umia är en värderingsstyrd verksamhet vill vi att den som har misstanke om missförhållanden vilka strider mot våra värderingar, affärsetik eller gällande lagstiftning ska ha möjlighet att komma till tals utan rädsla för arbetsrättsliga åtgärder (nedan kallat repressalier). Du kan välja att lämna dina uppgifter anonymt.
Vad är en visselblåsning?
Att visselblåsa handlar om att uppmärksamma missförhållanden på arbetsplatsen som är av allmänt intresse. Om missförhållanden uppdagas är det viktigt att dessa snarast rapporteras i enlighet med denna Visselblåsarpolicy för att möjliggöra att åtgärder kan vidtas.
Visselblåsning regleras i svensk lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden och skyddar arbetstagare som i god tro gjort anmälan om missförhållanden från repressalier.
Missförhållanden
Missförhållanden avser vanligtvis olagliga, oetiska eller oacceptabla handlingar som begås inom en organisation eller arbetsplats oavsett om det rör ett uppsåtligt eller oaktsamt agerande.
- Ekonomiska missförhållanden: Detta kan inkludera bedrägeri, korruption, ekonomiskt missbruk eller oegentligheter i samband med bokföring och redovisning.
- Brott mot lagar, regler och föreskrifter: Om organisationen bryter mot gällande lagar och regelverk som styr verksamheten.
- Oetiskt beteende: Om organisationen eller dess anställda deltar i oetiska handlingar, såsom mutor, bedrägerier eller vilseledande verksamhet.
- Risker för allmänheten: Om organisationens verksamhet innebär risker för allmänheten och dessa risker inte hanteras på lämpligt sätt.
- Försummelse av plikt eller ansvar: Om organisationen eller dess anställda försummar sina skyldigheter och ansvar gentemot kunder, aktieägare, anställda eller andra intressenter.
Allmänintresse
För att visselblåsa krävs att missförhållandena som rapporteras är av intresse för allmänheten, därmed inte sådant som endast rör exempelvis en medarbetarens egna arbets- eller anställningsförhållanden. Det ska utöver det också finnas ett legitimt intresse av att missförhållandena kommer fram, allmän nyfikenhet är inte av sådant intresse.
Bevis
För att vara skyddad mot repressalier vid rapportering ska anmälaren ha skälig anledning att anta att informationen om missförhållandena var sann vid tidpunkten för anmälan. Anmälaren måste inte kunna tillhandahålla faktiska bevis men det måste finnas något som gör att det är rimligt att anta att informationen är riktig, en riktlinje kan vara att det handlar om förstahandsinformation.
Hur rapporteras andra ärenden?
Andra typer av ärenden såsom tvister, fel, reklamationer, missnöje med lön och liknande utgör inte visselblåsarärenden och ska inte anmälas via detta system. Dessa ärenden ska i första hand rapporteras till närmaste chef eller annan medlem av ledningsgruppen.
Vem kan rapportera?
Rapporteringsrutinen kan användas av alla anställda (oavsett anställningsform) inom Umia. Även arbetssökande, tidigare anställda, kunder, praktikanter, konsulter m.fl. kan nyttja funktionen.
Rapportering
För att trygga anonymiteten tillhandahålls ett rapporteringsverktyg av en extern och oberoende aktör. Rapporteringskanalen är krypterad och lösenordskyddad. Anmälare behöver aldrig uppge sin identitet, om denne inte önskar göra det. Rapporteringen sker i rapporteringsverktyget, antingen via ett digitalt formulär eller röstinspelning. För att utredningen ska få effekt är det viktigt att anmälaren lämna tydlig och relevant information som är utförligt beskrivet. Förhållanden som kan anses som mindre viktiga kan också vara av relevans för utredningen och viktigt att medta i rapporten. Möjlighet att bifoga underlag till ärendet är också möjligt.
Vem tar emot anmälan?
Rapporten mottas av koncernens visselblåsaransvariga som består av Koncern VD, CFO samt HR-chef. Ansvariga granskar rapporten och sätter samman ett utredarteam med relevant kompetens för att hantera ärendet. Person/personer som misstänks vara involverade i det inrapporterade kommer inte att vara en del av utredarteamet.
Vid behov av ytterligare expertis vid utredning av ärendet kan extern kompetens involveras i utredningsteamet. Inga uppgifter om dig som anmälare kommer att avslöjas såvida du inte gett ditt godkännande till detta. Du väljer själv om du vill vara helt anonym för den oberoende aktörens utredare eller om du vill säga vem du är.
Återkoppling
Inom en vecka efter anmälan via rapporteringsverktyget kan anmälaren logga in igen med sitt personliga login och lösenord för att se eventuella följdfrågor/kommentarer från utredarteamet. Det är viktigt att anmälaren tecknar ner ärendenummer och kod för att kunna följa upp sitt ärende via rapporteringsverktyget Ärendenummer och kod tilldelas i samband med anmälan.
Anmälaren behöver logga in regelbundet eftersom utredarna kan komma att behöva ställa kompletterande frågor och i vissa fall är angelägna om att agera snabbt.
Senast inom tre månader kommer ärendeteamet återrapportera status i ärendet.
Personuppgifter och anonymitet
Umia tar stor hänsyn till skyddet av den personliga integriteten. Rättigheter för personer som förekommer i ärenden i visselblåsarprocessen skyddas enligt gällande dataskyddslagar. Personliga data som ingår i ärendehanteringen och utredningsdokumentation kommer att raderas efter avslutad utredning, med undantag för de fall där gällande lagar anger att personliga data måste sparas. I övrigt hänvisas Umias personuppgiftspolicy.
Extern rapportering
Det är även möjligt att göra en extern visselblåsaranmälan till behörig myndighet som ansvarar för området som ärendet gäller exempelvis: Arbetsmiljöverket, Ekobrottsmyndigheten, Elsäkerhetsverket, Konkurrensverket, Skatteverket m.fl.
Missbruk av rapportering
Umia kommer att utreda alla ärenden som larmas. Det är viktigt att varje individ som larmar verkligen misstänker att allvarligt missförhållande föreligger. Vi ser allvarligt på medvetet falska eller illvilliga anklagelser och kan vidta disciplinära åtgärder gentemot den som i ont uppsåt anklagar någon annan.
Ansvar
Ansvarig för denna policy är Koncern VD. Policyn revideras årligen.